Réunion de bureau du 4 septembre 2019

Présents: La Snob, Adrian, Nico, Adèle, M, Dubois, Séb + Kermit par skype

CR : Dubois et Adèle et la Snob (fatiguée)

La Snob résume le mail de Guilhem évoquant des dysfonctionnements dans le fonctionnement collectif, en particulier concernant l’organisation de la Kermesse… et non, en fait on se le lit in extenso.

On enchaîne avec un tour de table :

• Nico : on a l’impression qu’il parle d’une autre association! 😉 (il n’observe pas forcément les pratiques dénoncées, pas de dysfonctionnement majeur). Les mauvaises pratiques ne sont pas toujours le fait de fonctionnement individuels (mais plutôt de fonctionnements collectifs). Pas trop ressenti la violence du message privé d’Adrian.
• Adèle : c’est cool ce mail, parce que ça force à se poser des questions autour des dominations qu’on a plusieurs fois abordées sans forcément aller au bout. D’accord sur certaines critiques : domination de la parole, peut-être des difficultés pour les nouvelles personnes qui s’investissent, par exemple. Mais pas sur tout. L’humour c’est important, aussi.
• M : l’attaque perso est gênante. Certaines remises en cause sont des sacrées attaques sur certaines personnes responsables de ces aspects-là l’année dernière (alors que c’était plutôt bien fait, genre l’animation des réunions). Attention à interroger ses propres pratiques quand on fait des critiques 😉 C’est peut-être lié à l’orga avec une « orga générale ». Attention à ce qu’on écrit, avec une audience surtout, certains termes peuvent être ressentis super violemment à la réception par les personnes mises en cause (« chantage affectif », « foutage de gueule »…).
• Séb : d’accord avec ce qui a été dit avant. C’est important que la parole de chacun.e soit entendue à égalité. Les décisions doivent être collectives. Les critiques sur l’animation des réunions ça m’a choqué (en tout cas, pas dire que c’est un dysfonctionnement majeur). Plutôt pour la team « orga générale ». Ne pas se formaliser trop sur les « décisions déjà prises » (avant dans l’ordre chronologique, dans des comptes-rendus… rester souples et attentifs aux souhaits de tout le monde). On a tous beaucoup à apprendre sur l’organisation collective encore.
• Dubois : Trouve que c’est cool qu’on se fasse titiller et qu’il y ait un mail public pour le dire, mais n’est pas d’accord non plus avec tout ce qui est dit dans ce mail. Il est important que les « ancien-ne-s » ne profitent pas de leur ancienneté pour appliquer un rapport de pouvoir. L’attaque personnelle n’est par contre pas cool en public. Ne pas tout remettre en cause, ça permet de se concentrer sur les dysfonctionnements importants, par exemple les rapports de pouvoir « invisibles » du groupe (comme les messages privés).
• Cat : (par smeus) animer les réunions encore better ce serait cool, c’est vrai qu’il faut parler fort pour être entendue, il ne faut pas profiter d’un flou pour revenir sur une décision. Des bises
• La Snob : assez d’accord sur le côté orga des réunions (faire attention aux comptes-rendus, ce serait cool, quand même). Bon moment pour en parler (avant la Kermesse, avant la saison radio…). Contente qu’on parle de certains des sujets, parce qu’elle avait envie d’en parler pour de vrai depuis l’année dernière. Évidemment y’a de l’ego dans l’asso, et il faut s’organiser. Des fois, en voyant les décisions passer, on se demande où elles sont prises (autres canaux). Ça pose des enjeux globaux sur le partage des décisions qui sont prises (comptes-rendus, partage de la responsabilité d’animation des réunions…).
• Adrian : attention à pas avoir à se justifier sur toutes les décisions prises (cf. discussion cacahuètes et guacamole). On essaie de mettre en place une organisation collective. Blessé et en colère après le mail. Dommage de pas être là à la réunion pour parler du mail. Le message d’Adrian n’était pas bien exprimé : l’idée c’était plutôt, « tu viens d’arriver, ne remets pas tout en cause ». Un peu dègu’ de pas avoir vu plus de soutien à la réception du mail.

On se pose des questions sur comment on s’organise pour améliorer tout ça. On va partager plus collectivement la responsabilité de la transparence dans le fonctionnement (comptes-rendus… et qu’est-ce qu’on y met), et de l’animation (entre autre, des réus, et de qui les anime).

On va tourner à l’animation des réus : deux personnes, désignées au début de la réunion précédente, animent la réu et se chargent de l’OdJ (quelques jours avant).

Comme principe : ne pas prendre de décisions pendant les réunions, si les points ne sont pas à l’ordre du jour. On se laisse la possibilité d’y déroger, mais en y revenant à la réunion suivante si nécessaire.

Ne pas hésiter à critiquer les comptes-rendus pour les améliorer une fois qu’ils sont publiés (anonymat, interprétations, trucs blessants…).

Mi novembre, on commence le travail sur les statuts et le manifeste (13 novembre, réu d’bureau). À l’anim’ M, Cat, Adèle, Nico.

Point ponctualité : on essaye d’être là à l’heure (genre ponctualité). Après, si on arrive plus tard, on s’organise pour rappeler à la personne où on en est, et on continue.

Petit troll de fin de Dubois : pour une réunion où on se pose des questions de domination et de pouvoir, plusieurs « propositions » avaient été pas mal « préparées » par Cat et la Snob. Et la Snob de répondre : « Quand je ne suis pas à l’aise, il se peut que je sois un peu autoritaire ».

LA KERMESSE

Dernière réu kermesse : mettre les comptes rendus des fiches remplies lors de la dernière réunion kermesse (samedi 31 au Rade de Brest) sur MEGA. Ces fiches regroupent par « postes » (ex : radio, accueil, bar…) les tâches et les besoins en matériels et bénévoles avant et pendant la kermesse. A partir de ces fiches-là on va pouvoir monter 2 plannings : celui des tâches et celui des bénévoles. Plannings qu’on présenterait au bureau du 18 septembre. Ce seraient bien que les personnes qui n’étaient pas présentes à cette réunion puissent s’exprimer sur les fiches. Possibilité de rajouter des choses dans les fiches sur MEGA directement ou de se voir en commission pour en discuter (ou sur les canaux sur frama).

Discussion autour des tableaux excel d’organisation proposés récemment : Dur de s’y retrouver. Pas clair pour tout le monde. Il va falloir du temps pour se les approprier et ça représente un gros travail de les remplir. Aussi les fiches hyper directives ça peut être compliqué. Oui mais la vision globale des tâches et des bénévoles est hyper nécessaire pour que tout le monde puisse trouver sa place et qu’on évite la surchauffe. Kermit : Je suis assez fan de ces tableaux mais ça arrive un peu tard dans l’orga c’est vrai et ça va être chaud de se l’approprier avant la kermesse. Faut pas se mettre la pression pour ça, mais faut les garder en tête pour l’année prochaine parce que c’est quand même hyper inspirant. D’après les inquiétudes d’Adrian sur la charge de travail et ce nouvel outil, Dubois conclut : la gestion des bénévoles, c’est peut-être trop pour une seule personne non ?

Discussion autour des heures de bénévolat : ce serait pas plus simple et plus équitable de mettre les mêmes créneaux de bénévolat pour toutes les team ? Genre 2h par créneaux partout. Ca pose pas de problème si on demande aux bénévoles si ça leur va. Dans le formulaire on te demande X heures de ton temps. C’est pas une gestion automatisé mais une gestion humaine : c’est du cas par cas. On peut par exemple appeler les bénévoles qui font le bar et demander « est-ce que ça le fait pour toi 4h de bénévolat » et puis voilà ! En temps que bénévole l’année dernière, M a trouvé ça super qu’il y ait une personne pour l’appeler (Adrian) et lui poser ces questions.

Accueil des bénévoles : M : par contre pour ce qui est de l’accueil des bénévoles sur place, c’était pas hyper chouette. Heureusement que je connaissais vite faite Adèle et que j’ai pu échanger mon ticket crêpe contre un repas vegan par exemple. En fait, les bénévoles ne sont pas considéré-e-s comme des parties prenantes de l’orga de la Kermesse. Ce qui explique que les bénévoles ne reviennent pas cette année. Ne pas hésiter à solliciter les membres des groupes amis qui jouent sur place.

La cantine : Contacter Fati. M référent. Vois avec Sylvie et rend compte réunion bureau le 18.09 de l’organisation de la team.

La sécu, les barrières Héras : Pour rappel, tout le monde cherche des barrières Héras partout parce que la mairie nous en prête seulement 30 cette année. Alors qu’il en faudrait une soixantaine pour fermer la place Guérin. Adrian et Kermit rappelle que la mairie dit que c’est pas si grave si la place est pas fermée cette année. Nouvelle info : Bob (le responsable sécu) dit que c’est ok pour lui si c’est pas fermé. La question c’est : comment ça se fait qu’on a cette info concernant Bob que ce soir ? Est-ce que finalement on se dit qu’on fait sans les barrières Héras ? Et si jamais on décide ça, est-ce que ce serait pas bien d’en informer les personnes qui cherchent activement des barrières en ce moment ? (le ton monte) Oui mais, c’est pas déconnant de chercher des solutions alternatives aujourd’hui parce qu’on cherche depuis longtemps des barrières et on trouve aucun plan satisfaisant… C’est quand même rassurant de savoir que Bob est ok avec ça. Certaines personnes ne se sentent pas entendu sur ces questions, on l’impression que des choses se font en douce. D’autres en ont marre de devoir se justifier. Quid de la sécu du matos ? Plan A : on utilise un max de barrières Héras pour encercler un maximum la place. Pedro propose un plan de camion pas trop cher. Attente de réponse de Plabennec, et chiffrage du plan A. Plan B : Bob et barrières Vauban, livraison assurée par mairie. A imaginer le plan sécu avec Bob.

Team propreté : Cacaravane, et les toilettes sèches de l’avenir (ferme à 20h00) Cacaravane : Rue Bugeaud. Fabrication de pissotières ? On fait le tour des gens qu’on connait pour dégoter des pissotières (festival, etc…) Demande mairie non fermeture des toilettes publiques. Idée de louer des pissotières. Contact Gweno et Bastien. Chacun-e cherche et on transmet les résultats sur framateam.

Tireuse ou tickets boissons pour les bénévoles, les artistes et l’équipe d’orga ? Tickets boissons, espace tranquille dans la caravane.

Avenir : on y va mardi prochain, et on présente ce qu’on y fait.

Bon y’a évidemment 36 trucs non traités, du genre les 8 mails de notre trésorier, la couleur des lettres de l’arche, et cette histoire de château gonflable 😉

Divers mais important : La Kermesse ça devrait être un moment d’échanges de savoirs. Sur les créneaux d’installation de la radio par exemple, ce serait bien d’être à chaque fois une personne formée et une personne qui souhaite apprendre.