Réunion de Kermesse du 13 septembre

Réunion Kermesse du 13 septembre 2017 – 19h Café de la plage

Kermit se charge d’appeler le service animation de la mairie pour connaître la date de livraison des barrières + électricité, vérifier que les dates enregistrées par la mairie soient correctes (erreur sur le courrier en date du 11/09).

Agenda prévisionnel des 20, 21, 22, 23, 24 septembre:

mercredi : aller chercher et réunir le matos
jeudi: installation des barrières, montage barnums ; aprem montage chapiteau
vendredi matin: déco, élec, petit matériel dont installation buvette puis grosse bouffe bénévoles le midi
samedi soir: démontage scène (on fait uniquement l’essentiel, le reste attend le lendemain)
dimanche – à partir de 11h : démontage chapiteau, barnums et stockage – A midi, bouffe entre bénévoles et amis venus donner un coup de pouce

Pôle par pôle

CARAVANE RADIO

La caravane peaufine son apparence. Les papiers du véhicule sont en train d’être rassemblés.
Présentation du programme antenne radio par Dubois:

VENDREDI

Dès 11h : antenne libre pendant l’installation
Sur le temps du repas : shuffle pause musicale avec les groupes présents sur la Kermesse
14h30 : antenne pour ouvrir les festivités, présentation de ce qui va se passer pendant ces 2 jours
15h30-16h30 : antenne tournée vers les TAP (en partenariat avec le PL)
Retours radio sur la place quand il n’y a pas d’antenne
17h-18h : présentation de la revue Casiers et temps de parole (dédicaces à l’espace bibliothèque)
Ensuite, diffusion des concerts interrompus de Points kermesse (dont présentation des Incultes à 19h)
00h30-1h : Point kermesse pour débriefer de la journée
1h-3h : «Le Phare ». La caravane reste ouverte avec un petit groupe de personnes – > présentation de ce qui se fera le samedi + échanges avec les autres médias libres.

SAMEDI

10h-11h : antenne libre pendant l’installation
11h : diffusion de la conférence de « Vert le jardin »
Puis Point kermesse avec canal Ti Zef et explications sur le fonctionnement de la bibliothèque Pikez
13h : « Mange ta ville ». Repas-débat avec les différents invités (Avenir, Cantine, Ferme de Traon Bihan…)
14h : Point kermesse sur les animations se déroulant dans l’après-midi.
14h30-15h : « Copains/copines »
15h30 : Point kermesse sur la programmation musicale (cf. concerts) de la soirée
17h-18h : Table ronde – débats sur les médias libres
18h : Point kermesse -> débrief sur la première partie de la journée
18h30-19h : Bistro Pikez sur « La philosophie Guérinoise ». Parole laissée aux habitants du quartier
A partir de 19h : diffusion des concerts interrompus de Points kermesse (dont un sur le Ouestorche)
00h-1h : clôture, débrief sur la journée
1h-3h : « le Phare » / en parallèle du démontage, antenne laissée aux bénévoles et amis

DIMANCHE

11h : Antenne libre sur le réveil des Pikez
12h : Diffusion du concert de clavecin de Clémence (sur le place s’il fait beau, sous le chapiteau ou au Café de la Plage en cas de pluie)
Puis antenne libre en mode « Livre d’or » pendant le repas. L’antenne reste ouverte pendant le démontage.

BAR

Tout est ok pour le vin et la bière.
Il sera également proposé du jus de pomme, du Breizh cola et du sirop (à la buvette et non au bar des enfants comme évoqué précedemment).
Reste une interrogation concernant l’eau.
La municipalité offrira -gracieusement et à titre exceptionnel- 5 packs d’eau (de combien de bouteilles?)
Seb a un bidon de 10-15 L que l’on pourrait remplir régulièrement à l’école. Sinon, voir pour un raccord direct à l’école ou chez Steph.
On nous prête des gobelets qui seront consignés. Adèle doit voir avec les organisateurs d’Astro pour récupérer également des gobelets 50cL (x100-200 si possible).

CONCERTS et INVITÉS

HHM s’étant désisté, il faut trouver un nouveau groupe pour jouer à 21h (dans l’idéal un groupe punk dans la même veine).
Les intervenants et les invités ont un espace réservé dans la salle de l’école pour poser leurs affaires, manger, … Il faudra aller chercher des tables et des chaises pour aménager la salle.
Sylvie se propose de faire à manger pour les invités et bénévoles. Peut-être faudrait t-il prévoir de compléter avec d’autres personnes? Certains se chargeant de faire une entrée, d’autres un gâteau, etc… car cela représente tout de même une grosse quantité de nourriture?
Autre questionnement : comme on entrepose (frigo?) ou réchauffe la nourriture?
= Se rapprocher de Sylvie car cela dépend de ce qu’elle propose.

En contrepartie de leur participation, invités comme bénévoles bénéficient d’1 croc et de 3 gloups (/jour).
Deux possibilités : créer des tickets bénévoles ou poinçonner le pass que l’on leur fourni. Décision en attente…

ANIMATIONS

Globalement tout est calé (cf. mail transmis par Adèle en date du 08/09)
Il restait seulement à acheter le matériel pour créer les badges (et éventuellement compléter en babioles pour la pêche à la ligne).

ACCUEIL et MONNAIE

Les billets sont imprimés. Reste à les découper.
Le change euros-pious se fera à l’accueil du site : seul endroit à manipuler des euros.
Transferts réguliers des euros chez Steph + récolte des pious aux différents comptoirs pour les remettre à l’accueil.
Le piou est la seule devise utilisée sur le site (même pour les foodtrucks).
L’accueil se situe côté Plage. On laisse une deuxième entrée en face du Triskell pour conserver le côté circulant de la place.
On ne peut pas faire d’entrée à prix libre à l’entrée de la place dans la mesure où il est stipulé « Entrée libre » sur les flyers et affiches. Ce sera donc aux bénévoles présents à l’accueil d’inciter adhérer/donner/consommer.
L’accueil gère la boutique Pikez (badges, mugs, stickers?) et le merchandising des groupes présents.

BIBLIOTHÈQUE

Pour l’instant, le site de prêt n’est pas 100% satisfaisant. Dans un premier temps, et donc pendant la kermesse, les emprunts se feront en notant son nom/prénom/coordonnées/références de l’ouvrage dans un cahier.
Steph gardera un œil sur l’espace bibliothèque depuis la caravane.

DIVERS

-Éthylotests, bouchons d’oreille, préservatifs disponibles à l’espace secours
-Cendriers : rassembler des boites de conserve
-Trousse de secours : Oriane concocte un kit avec désinfectant, compresses, pansements.
-Toilettes sèches : voir avec Vert le jardin en ce qui concerne l’approvisionnement en sciure et le vidage des bacs.

• Points sur lesquels il faut vraiment qu’on ait des réponses d’ici la prochaine réunion

  = fixée lundi soir 18 septembre 18h30

• bouffe invités/intervenants/bénévoles -> quoi? comment? -> Sylvie les 3 jours? d’autres?

• lieux de stockage du matériel (mercredi? jeudi et dimanche soir) -> Avenir? Salle de l’école?

• remplacement du groupe HHM

• volontaires supplémentaires

• A/R et hébergement des invités extérieurs

• utilisation et gestion des toilettes sèches

• Ordre du jour 18/09/17: (proposition)

• réponse de la mairie si obtenue

• accueil des nouveaux bénévoles (?)

• derniers points techniques (achats à prévoir, trucs à imprimer, etc.)

• plan de sécu -> Cat’

• planning logistique -> Kermit

• remplir tableau qui? que? quoi? où? pour les mercredi, jeudi et vendredi matin

+Profiter de se retrouver pour valider les nouveaux statuts de l’asso -> à déposer en sous-Pref avant vendredi.

En bonus ^^

La phrase du jour (signée la Snob) : « La thune, j’m’en occupe »
Après le verbe « coordiner », on intègre au lexique Pikez le verbe « masticoter ».